Издаване на фактура или кредитно известие

Издаването на фактура е основното предназначение на този счетоводен софтуер. Именно поради тази причина самия процес е максимално опростен и почти напълно автоматизиран. Нека приемем, че вече сте въвели в настройките фирмени данни, както и стоки, услуги, клиенти и актуална банкова сметка в номенклатурите.

Още при стартирането на програмата в началния прозорец ще видите икона "ФАКТУРА", чрез която можете да отворите прозореца за издаване на фактура:

Това можете да направите по още няколко начина - с клавиша F4, от лентата с иконки чрез бутона "Документ" > "Фактура/известие" или от главното меню "Документи" > "Нов документ" > "Фактура / известие".

В горната лява част се попълва информацията за клиента. Ако той е нов клиент ви препоръчваме да попълните първо ЕИК номера му. При регистрация по ДДС, информацията за клиента се извлича автоматично от НАП и се попълва в съответните полета. А ако клиентът вече е въведен в номенклатурния списък, тогава въведете няколко букви от името му и натиснете клавиша Enter. Ако има повече от едно съвпадение, тогава посочете с мишката желания клиент. Ако клиентът е лично при вас или разговаряте с него по телефона, можете да попитате за неговия ЕИК и при въвеждането му данните отново се попълват автоматично във фактурата.

Полетата в горната дясна част в повечето случай се попълват автоматично и не е нужно да ги променяте. Ако издавате кредитно или дебитно известие отворете падащия списък (ФАКТУРА) и посочете съответния тип документ. Когато издавате кредитно известие е важно данъчната основа да е с отрицателен знак. Това означава, че трябва да сложите минус или пред количеството, или пред единичната цена, в зависимост от това дали известието е количествено или не. При необходимост на издаване на документ с дата различна от текущата, въведете датата в полето "Дата" или я изберете от календара. В настройките (меню "Настройки" > "Общи настройки" > "Автоматичен избор") можете да въведете стойности за полетата "Място" и "Съставител", така че те да се попълват автоматично. Същото важи и за полетата в долната част на екрана - "Начин на плащане", "Банкова сметка", "Допълнителни пояснения при необходимост" (меню "Други номенклатури" > "Основания и пояснения") и ДДС (меню "Настройки" > "Общи настройки" > "Фирмен профил").

Полетата "Invoice валута" и "Фиксинг" се виждат само ако сте включили допълнителната чуждоезикова съвместимост за издаване на Invoice документи.

По подразбиране новата фактура е с един празен ред, но това може да се промени от меню "Настройки" > "Общи настройки" > "Автоматична номерация" и да направите вашата нова фактура да е с 2, 3 или повече празни реда. За да добавите нов ред във фактурата, използвайте зеления знак "Плюс", разположен в дясната част на екрана, точно над редовете.

Имената на стоките и услугите можете да въведете директно в съответните полета или да ги изберете (ако вече сте ги въвели в номенклатурния списък). При предварително въвеждане на стоките, можете да посочите техните мерни единици и цени и те ще се попълват автоматично след избиране във фактурата.

След като запишете фактурата чрез бутон "Запис" се активират всички бутони в долната част на екрана. Чрез тях можете да разпечатвате оригинал и копие на фактура, както и в два екземпляра едновременно и да я изпращате на клиент в PDF формат.

Запис на фактурата в PDF формат можете да направите от лентата с бутони, натискайки "Печат" > "PDF - оригинал", както и като кликнете с десния бутон на мишката върху съответната фактура в списъка с издадени документи

Още няколко полезни функции:

• Ако издавате периодично едни и същи фактури, тогава по-добре използвайте функцията "Клониране" (В списъка с издадени фактури, открийте последно издадената фактура на съответния клиент, натиснете с десния бутон на мишката и изберете "Клониране")
• Ако вече имате издадена проформа-фактура, тогава по-добре я преобразувайте във фактура (В списъка с издадени проформа-фактури, открийте съответната проформа-фактура), натиснете с десния бутон на мишката и изберете "Преобразуване към фактура"
• Ако работите с различни основания, можете да ги въведете предварително в програмата и да ги избирате във фактурата
• Ако кликнете с десния бутон на мишката ще видите още няколко скрити опции
• Ако сте регистрирани по ДДС или издавате Invoice фактури и кликнете с десния бутон на мишката в полето за единична цена ще видите няколко полезни функции за конвертиране на цени
• Ако кликнете два пъти върху номера на фактура ще влезете директно в настройките на номерацията на програмата
• Можете да обхождате лесно фактурите като използвате стрелките, които се намират от двете страни на номера