Издаване на фактура

Издаването на фактура е основното предназначение на този счетоводен софтуер. Именно поради тази причина самия процес е максимално опростен и почти напълно автоматизиран. Нека приемем, че вече сте въвели в настройките фирмени данни, както и стоки, услуги, клиенти и актуална банкова сметка в номенклатурите.

Още при стартирането на програмата в началния прозорец ще видите икона „ФАКТУРА“, чрез която можете да отворите прозореца за издаване на фактура:

Фактура

Това можете да направите по още няколко начина – с клавиша F4, от лентата с иконки чрез бутона „Документ“ > „Фактура/известие“ или от главното меню „Документи“ > „Нов документ“ > „Фактура / известие“.

В горната лява част се попълва информацията за клиента. Ако той е нов клиент ви препоръчваме да попълните първо ЕИК номера му. При регистрация по ДДС, информацията за клиента се извлича автоматично от НАП и се попълва в съответните полета. А ако клиентът вече е въведен в номенклатурния списък, тогава въведете няколко букви от името му и натиснете клавиша Enter. Ако има повече от едно съвпадение, тогава посочете с мишката желания клиент. Ако клиентът е лично при вас или разговаряте с него по телефона, можете да попитате за неговия ЕИК и при въвеждането му данните отново се попълват автоматично във фактурата.

Полетата в горната дясна част в повечето случай се попълват автоматично и не е нужно да ги променяте. Ако издавате кредитно или дебитно известие отворете падащия списък (ФАКТУРА) и посочете съответния тип документ. При необходимост на издаване на документ с дата различна от текущата, въведете датата в полето „Дата“ или я изберете от календара. В настройките (меню „Настройки“ > „Общи настройки“ > „Автоматичен избор“) можете да въведете стойности за полетата „Място“ и „Съставител“, така че те да се попълват автоматично. Същото важи и за полетата в долната част на екрана – „Начин на плащане“, „Банкова сметка“, „Допълнителни пояснения при необходимост“ (меню „Други номенклатури“ > „Основания и пояснения“) и ДДС (меню „Настройки“ > „Общи настройки“ > „Фирмен профил“).

Полетата „Invoice валута“ и „Фиксинг“ се виждат само ако сте включили допълнителна съвместимост за издаване на Invoice документи.

По подразбиране новата фактура е с един празен ред, но това може да се промени от меню „Настройки“ > „Общи настройки“ > „Автоматична номерация“ и да направите вашата нова фактура да е с 2, 3 или повече празни реда. За да добавите нов ред във фактурата, използвайте зеления знак „Плюс“, разположен в дясната част на екрана, точно над редовете.

Имената на стоките и услугите можете да въведете директно в съответните полета или да ги изберете (ако вече сте ги въвели в номенклатурния списък). При предварително въвеждане на стоките, можете да посочите техните мерни единици и цени и те ще се попълват автоматично след избиране във фактурата.

След като запишете фактурата чрез бутон „Запис“ се активират всички бутони в долната част на екрана. Чрез тях можете да разпечатвате оригинал и копие на фактура, както и в два екземпляра едновременно и да я изпращате на клиент в PDF формат.

Запис на фактурата в PDF формат можете да направите от лентата с бутони, натискайки „Печат“ > „PDF – оригинал“, както и като кликнете с десния бутон на мишката върху съответната фактура в списъка с издадени документи

Фактура в PDF форма

Още няколко полезни функции:

  • Ако издавате периодично едни и същи фактури, тогава по-добре използвайте функцията „Клониране“ (В списъка с издадени фактури, открийте последно издадената фактура на съответния клиент, натиснете с десния бутон на мишката и изберете „Клониране“)
  • Ако вече имате издадена проформа-фактура, тогава по-добре я преобразувайте във фактура (В списъка с издадени проформа-фактури, открийте съответната проформа-фактура), натиснете с десния бутон на мишката и изберете „Преобразуване към фактура“
  • Ако работите с различни основания, можете да ги въведете предварително в програмата и да ги избирате във фактурата
  • Ако кликнете с десния бутон на мишката ще видите още няколко скрити опции
  • Ако сте регистрирани по ДДС или издавате Invoice фактури и кликнете с десния бутон на мишката в полето за единична цена ще видите няколко полезни функции за конвертиране на цени
  • Ако кликнете два пъти върху номера на фактура ще влезете директно в настройките на номерацията на програмата
  • Можете да обхождате лесно фактурите като използвате стрелките, които се намират от двете страни на номера

Важно! В модул „СУПТО“ функциите за ръчно издаване на фактура са деактивирани. Издаването на фактура става автоматично на база регистрираните продажби. При прегледа на продажба, в долната лява част е разположен бутона „Фактура“. При натискането му, в базата данни се записва нова фактура, която е базирана на съответната продажба.