Одиторски XML файл за НАП - алтернативен режим

Софтуерът предлага възможност (във версия 8.12) за генериране на одиторски XML файл за НАП. Този файл се подава всеки месец от всички електронни търговци, прилагащи алтернативен режим за неприсъствени плащания. Файлът съдържа информация за всички направени поръчки в електронния магазин, по които са извършени доставки на стоки/услуги през месеца без значение от начина на плащане. Файлът е в XML формат, съгласно приложение №38 от Наредба №Н-18/2006 г. за регистриране и отчитане чрез фискални устройства на продажбите в търговските обекти, изискванията към софтуерите за управлението им и изисквания към лицата, които извършват продажби чрез електронен магазин (Наредба №Н-18/2006 г.). Преди да се използва тази функционалност е необходимо да се декларира онлайн магазина в системата на НАП, за да се получи уникален № (чл. 52р от Н-18), който се попълва при въвеждане на информация (от меню "Настройки" > "Онлайн магазини") за онлайн магазина в софтуера. Този номер е задължителен реквизит в XML файла и без него не може да се генерира валиден XML файл. Забележка: Файлът се подава от 1-во до 15-то число на месеца, следващ месеца, за който се отнася. В рамките на периода на подаване могат да се подават многократно данни за един електронен магазин. За окончателни се считат последно подадените данни в рамките на периода на подаване.

Настройка в софтуера

За да активирате възможността за генериране на XML файл е необходимо да направите няколко настройки. Първо влезте в меню "Настройки" > "Общи настройки" > "Бизнес настройки" и маркирайте отметката "Включване на допълнителна съвместимост за", след което в падащия списък изберете "Онлайн магазин". След като потвърдите избора си в меню "Настройки" се появява подменю "Онлайн магазини", от което можете да добавите информация за вашите онлайн магазини. В полето "Служебен №" се въвежда номера който сте получили от НАП след регистриране на онлайн магазини в системата им.

Забележка: Когато въведете вашите онлайн магазини срещу всеки от тях ще се появи системен номер (код), който можете да използвате в API интеграцията.

Въвеждане на данни за платени поръчки

Информацията за поръчките се въвеждат директно в документите, които издавате чрез "Фактурник". Ако има необходимост от издаване на фактура, се издава фактура, в противен случай данните се въвеждат в стокова разписка.

Важно е да не въвеждате празни редове в документите и да не попълвате процент отстъпка в документите. Ако работите с цени с ДСС, тогава променете от настройките на софтуера броя на знаците след десетичния разделител за единични цени да са 4 или повече. В дясната част се появява форма за въвеждане на информация за поръчките - номер и дата на поръчка и се избира онлайн магазина, в който е направена.

Ако плащането на поръчката е направено, чрез виртуален POS терминал се попълват допълнителни данни - (ЕИК/ ДДС № НА ДОСТАВЧИК НА VPOS), номер на VPOS и референтен номер на финансовата транзакция (Retrieval reference number RRN).

ЕИК/ ДДС № НА ДОСТАВЧИЦИ НА VPOS:
- Paysera - 205134012
- Stripe - IE3206488LH
- Айкарт АД - 175325806

Номера на VPOS можете да получите от вашия доставчик.

Референтен номер на финансовата транзакция се генерира след всяко плащане. Свържете се с вашия доставчик на VPOS ако не знаете къде на намерите този номер.

Ако няма нужда от издаване на фактура е необходимо да се издаде стокова разписка. Важно е за всяка платена поръчка в онлайн магазина да се издаде фактура или стокова разписка, тъй като от данните от въведените документи се генерира одиторския XML файл.

Ако приемате плащания с кредитни/дебитни карти е необходимо да се изпраща заместващ документ за продажбата (електронна бележка) за всяка платена поръчка. За тази цел се използват протоколите в софтуера. Необходимо е първо да влезете в "Настройки" > "Общи настройки" > "Автоматичен избор" и да смените "ПРОТОКОЛ/ЗАГЛАВИЕ" на "Електронна бележка". Тогава в менютата вместо протокол ще се изпише електронна бележка. В нея можете да въведете ръчно информация за платена поръчка и да генерирате PDF файл с QR код, който може да се съхрани като PDF или да се изпрати директно чрез софтуера до клиента.

Генериране на XML файл

XML файла за НАП се генерира от меню "Справки" > "XML файл за НАП - алтернативен режим". Във формата, която се отваря се посочва онлайн магазина, избират се документите, които използвате за въвеждане на данните за поръчките и се избира периода (месеца), за който желаете да включите информация за поръчките във файла, след което се натиска бутона "СПРАВКА".

Ако има въведени данни резултатите ще се визуализират на екрана. В списъка се показват всички поръчки от онлайн магазина, за които има издадени фактури и стокови разписки в софтуера и е избран онлайн магазин и въведен номер на поръчка. След натискане на бутон "Изтегляне" се изтегля XML файл, който е необходим за подаване на информацията в системата на НАП.

Подаване на XML файла в системата на НАП

Преди да подадете файла можете да направите проверка за валидност на XML структурата https://fakturirane.com/nap-xml-file-proverka.html.

След като влезете с КЕП в системата на НАП намерете услугата "Подаване на Стандартизиран одиторски файл от лице по чл. 3, ал.17 от Наредба № Н-18 от 2006 г. ". Отворете я и изберете файла, който генерирахте чрез "Фактурник".

Забележка: Можете да напишете в търсачката над услугите "одиторски" за по-лесен достъп до услугата.

Внимание: “бисквитки”

Съгласно Регламент (ЕС) 2016/679 на Европейския парламент и на Съвета от 27 април 2016 година относно защитата на физическите лица във връзка с обработването на лични данни и относно свободното движение на такива данни (GDPR), за да използвате този уеб сайт и услугите предлагани чрез него, е необходимо да прочетете документите Правила и условия за ползване, Политика за поверителност и Политика за употреба на “бисквитки”, след което да отбележите изрично, че се съгласявате със съдържанието им.